برامج ادارة المشاريع هى من أهم الأمور التى تهم أصحاب المشروعات الصغيرة والمتوسطة، حيثُ تعمل على تنظيم الوقت والعمل بشكل أحترافي، ومساعدتك على وضع خطة ادرة المشاريع وفقاً لدراسة الجدوى الخاصة بمشروعك.
و أصبحت تطبيقات ادارة الاعمال حالياً تغني بشكل كبير عن وظائف مثل أخصائي إدارة مشاريع، وهو الشخص المنوط به الإشراف على تنفيذ ومتابعة المشروعات الخاصة بالجهة التى يعمل لديها.
وذلك من خلال إدارة وتوجيه العمل وتحميل المسؤولية كاملة لجميع العمليات، مع إعداد مقترحات للخطط التشغيلية للمشروع بشكل عام.
برامج ادراة الاعمال والمشاريع
ومع أنتشار برامج ادارة المشاريع، وتدخل التكنولوجيا بشكل كبير في هذه الأعمال قل الطلب بشكل كبير على وظائف ادارة مشاريع.
وهو ما ترتب عليه أيضاً انخفاض كبير في الاستعانة بـ مكتب إدارة المشروعات داخل المؤسسات وجهات العمل الخاصة والعامة، ولكن قبل التطرق إلى برامج وتطبيقات ادارة الاعمال الأشهر في العالم، دعونا الآن نعرض لكم نبذة عن ادارة المشاريع بشكل عام.
ما هي ادارة المشاريع
بشكل عام ادارة المشاريع هى عبارة عن تطبيقات لعدد من الأساليب والمهارات بناء على خبرة الشخص الذي يعرف بإسم “مهندس ادارة المشاريع”، من أجل تحقيق أهداف المشروع المحددة وفقاً للمعايير المتفق عليها.
وعادة ما تتبع عملية ادارة المشاريع تنفيذ نتائج في مدة زمنية محددة مسبقاً مع تحديد ميزانية محددة أيضاً، وادارة المشاريع مختلفة تماماً عن الشخص المنوط بالإدارة للمشروع بشكل عام، نظراً لكونها تعتمد على الإنجاز النهائي في فترة زمنية محدودة.
بمعنى أنه يحتوي على بداية ونهاية محددة، وبالتالي يشرط على اخصائي ادارة المشاريع تحديد وقت محدد للتنفيذ.
آليه عمل برامج ادارة الأعمال والمشاريع
وبرامج ادارة المشاريع الذي نتحدث عنها في هذا المقال، هي عبارة عن أدوات رقمية لمساعدة الأشخاص الذين يديرون المشاريع على تخطيط الموارد الخاصة بالشمروع وتنظيمها.
وتعمل على توفير الوقت والجهد والاموال التى تتطلب في العادة قبل إنتشار هذه البرامح الاستعانة بمهندس ادارة المشاريع لوضع خطة محددة وإدارة المهام وتخصيص الموارد وتدوينها لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح وفقاً للجدول الزمني المحددة.
وأصبحت العديد من الجامعات في العالم تقدم تخصصات إدارة الأعمال، نظراً لكونها عنصر أساسي في مجالات الإدارة والتسويق للمشروعات.
وتعتبر دبلومة إدارة مشاريع جامعة الملك سعود في كلية الآداب الأشهر والاكثر طلباً حالياً في وطننا العربي، حيثُ تعمل الجامعة من خلال هذا القسم إلى بناء تعاون مع معهد الملك عبد الله للبحوث والدراسات لتقديم الخدمات الأستشارية مدفوعة الثمن للعديد من المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية.
كيفية ادارة المشروعات
في البداية تحتاج علمية إدارة المشروعات إلى عدد من الخطوات التى يجب مراعاتها في البداية، إضافة إلى الدراسات المجهزة مسبقاً بعناية، ليتم العمل والبناء عليها في الفترة الزمنية المُحددة مسبقاً، وهي كالتالي:
أولاً: التخطيط للمشروع
وهي ببساطة عبارة عن دراسة الحالة العامة للمؤسسة بهدف صياغة فكرة معينة للمشروع، وبناء عليه يتم تحديد الأهداف والنتائج المتوقعة من المشروع في المدة الزمنية المحددة، بناء على وضع إطار خاص للمشروع.
وبعدها يتم إعداد الخطة التي يتم العمل بها، من خلال الربط بين الموارد المتاحة والنتائج التى تتطلع إليها في النهاية.
ثانياً: تنظيم المشروع
وهي عملية تنظيمية تعتمد على وضع منهجية ادارة المشاريع واستخدام الموارد ومقارنتها مع النشاط المُحدد بشكل مُسبق، من خلال التوثيق وإعداد التقارير والمتابعة، إضافة إلى إعداد الموازنة المالية للمشروع.
ثالثاً: تنفيذ المشروع
وهي عملية التطبيق بشكل فعلي للمشروع المحدد، حيثُ تعتمد بشكل كبير على المرحتلين اللتين تم التحدث عنهما مسبقاً، وهي عملية التخطيط و تنظيم ووضع منهجية ادارة المشاريع.
ويعدان الأساس لادارة المشاريع ونقله من الإطار النظري إلى الإطار الواقعي والعملي، من خلال مقارنة ما تم إنجازه بالأهداف والنتائج التي تم إعدادها مسبقاً.
رابعاً: تقييم المشروع
وتعتمد هذه الخطوة على العودة إلى الأهداف التي تم تحديدها في البداية، ومقارنتها بما تم إنجازه في نهاية المدة المحددة للمشروع للتأكد من المطابقة بين ما تم التخطيط له “خطة ادارة المشاريع”، وما تم تنفيذه وتحقيقه.
أشهر برامج ادارة المشاريع
بعدما عرضنا لكم في البداية نبذة عن ادارة المشاريع وكيفية إدارتها، سوف نستعرض لكم الآن مجموعة من أشهر برامج ادارة المشاريع التى تتيح لك وضع الآلية المناسبة للمشروع.
والبدء فعلياً به دون الحاجة إلى مكتب إدارة المشروعات أو إلى أخصائي للقيام بهذا الأمر، ومن أشهر هذه البرامج ما يلي:
1- برنامج monday
وهي عبارة عن منصة لادارة المشاريع وحصلت على العديد من الجوائز العالمية، ويُمكنك برنامج ادارة المشاريع (monday) هذا من إنشاء مسارات عمل مُخصصة لمشاريعك.
وهذا البرنامج قابل للتخصيص بكل الطرق، من خلال حقول ومهام مخصصة بناء على القوالب الجاهزة والمحددة، ويوجد على الموقع الرسمي للبرنامج فيديو تعليمي قصير للمميزات الأساسية للبرنامج.
2- برنامج Smartsheet
وهذه المنصة تشبة إلى حد كبير جداول البيانات دون الحاجة إلى الصيغ المعقدة الموجودة في العديد من برامج إدارة الأعمال الأخرى مثل Microsoft Excel على سبيل المثال، وتستطيع من خلاله ايضاً القيام بإجراء جميع العمليات الحسابية عبر الأوراق المتعددة.
ويمتاز برنامج ادارة المشاريع هذا هو كونه لا يحتاج إلى خبرة مُسبقة في إستخدام هذا النوع من البرامج، من خلال ميزة السحب والإفلات البسيطة بدون آي تعليمات برمجية، كما تتيح لك المنصة أيضاً إدارة أذونات الادوات التي تستطيع تكوينها لفريقك.
3- برنامج Kintone
ويعد من أشهر برامج إدارة الأعمال في العالم تستخدمه العديد من المؤسسات والجهات العالمية، منها شركة فولفو للسيارات في الولايات المتحدة الأمريكية، والخطوط الجوية اليابانية وغيرها من المنظمات الأخرى من كافة أنحاء العالم.
ويساعد برنامج Kintone لادارة المشاريع على تصفية المهام وتحديدها بناء على أولوياتها، وإنشاء التقارير المخصصة عبر لوحة المعلومات وتصميمها، إضافة إلى التذكيرات أو التنبيهات بعمليات التسليم بين أعضاء الفريق وفقاً للجدول الزمني الخاص بالمشروع.
4- برنامج Wrike
وحصل هذا البرنامج أيضاً على العديد من الجوائز، ويقدم لك خطط مرنه لإدارة مشروعك بشكل كامل بداية من القوائم والحقول البسيطة، وصولاً إلى التدقيق وإدارة الموارد وإعداد الميزانية للمشروعات.
كما تتيح لك أيضاً هذه المنصة مستوي خاص للمؤسسات الكبيرة والمعقدة والتي تحتاج إلى متطلبات محددة.
وتختلف هذه المنصة عن برامج ادارة المشاريع السالف ذكرها في هذا المقال، نظراً لميزة إدارة محفظة المشاريع التي تُتيحها.
والتى تساعدك على معرفة إذا ما كانت مبادرات المشروع الخاص بك يساهم في استراتيجية الشركة وأهدافها من عدمه، مع وضع العلامات المشتركة للمشاريع التي تتطلب مدخلات أخرى بخلاف المدخلات الموجودة بالفعل.
5- Celoxis
ويمتاز برنامج Celoxis لادارة المشاريع بالتحليلات القوية والمخططات التفاعلية والغنية بالمعلومات، من خلال بيانات تتضمن الرؤية الشاملة للمهام الخاصة بالمشروع و قائمة التنبيهات للإبلاغ عن الأخطاء.
وتشمل أيضاً هذه المنصة ميزة تعقب المشروع في الوقت الفعلي، والجداول الزمنية، وتبلغ تكلفة Celoxis حوالي 25 دولار لكل مستخدم شهرياً، ويُمكنك استخدام من النسخة المجانية التجريبية لمدة 30 يوماً للتعرف على مميزات البرنامج.
ما هو أفضل برنامج ادارة المشاريع باللغة العربية
ويعتبر Zoho Projects هو أفضل برنامج ادارة المشاريع باللغة العربية للشركات الصغيرة في الوقت الحالي، حيثُ يتوفر البرنامج بسعر منخفض بشكل كبير مقارنة بـ برامج إدارة المشاريع السالف ذكرها في هذا المقال.
ويعتمد أيضاً البرنامج على إدارة الاعمال والمشاريع للشركات الصغيرة بكل سهولة بناء على خصائص السحب والأفلات بعيداً عن الأكواد البرمجية المعقدة، والتخطيط لمشاريعك بشكل مدروس، مع تتبع سير العمل وفقاً للجدول الزمني المحدد.